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Noviembre - Diciembre 2006 |
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La Visibilidad de los Proyectos
Uno de los principales objetivos de las herramientas de control de proyecto es poder tener visibilidad del status de un proyecto o idealmente de todos los proyectos de la organización. Tener visibilidad significa poder tener la información clave siempre a la mano y poder detectar y atacar los problemas que pueden surgir en un proyecto antes de que los mismos estén fuera de control.
Tradicionalmente, estamos acostumbrados a ver los proyectos por medio de gráficos de barras (Gantt Chart) y de reportes de actividades, a través de los cuales es difícil poder identificar claramente que es lo que puede estar pasando. En proyectos complejos o largos en donde existen cientos o miles de actividades es muy difícil lograr una visión integral del estatus de un proyecto viendo simplemente un gráfico de barras o un reporte de actividades. Incluso si extrapolamos esto al modelo ideal en donde se quiere saber como está el estatus de un conjunto de proyectos o lo que se conoce como un Portafolio de Proyectos.
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En cuanto a la visibilidad de los proyectos, es importante que comentemos sobre el ámbito de interés de las personas involucradas. Normalmente los “Project Managers” tienen una visión enfocada a un proyecto determinado y manejando información, el proyecto a gran detalle, este tipo de usuario se siente muy cómodo analizando las barras y los detalles de las actividades. Por otro lado, los vice-presidentes de construcción, PMO o la alta gerencia de las organizaciones estan más preocupados por el desempeño global de todos los proyectos de la organización, en tal sentido, están preocupados por un portafolio de proyectos. Normalmente, estos usuarios están involucrados en los proyectos de manera general y estratégica pero no manejan la información al detalle, por lo tanto el análisis de gráficos de barras o extensos reportes de actividades no es la forma óptima para que estas personas realicen el seguimiento a los mismos.
Para lograr visibilidad efectiva de los portafolios de proyectos, es necesario poder disponer de un Dashboard o Centro de Control de los Proyectos en donde se resuma información clave de los mismos y a través del cual podamos en muy corto tiempo y de manera efectiva conocer el estatus de los proyectos e identificar cuáles proyectos o partes de un proyecto pueden introducir elementos de riesgo en la culminación exitosa de estos. A continuación presentamos un ejemplo de información resumen en donde se pueden observar indicadores claros de estatus del portafolio y sus proyectos:
Adicionalmente a la información de alto nivel, debemos contar con la posibilidad de profundizar en la información hasta llegar al nivel de detalle que necesitemos para determinar la causa de los problemas y aplicar los correctivos necesarios.
Para tener una Visibilidad Total de los proyectos de nuestras organizaciones es necesario:
- Consolidar la información de los proyectos en una base de datos multiproyecto
- Crear dinámicamente portafolios de proyectos que deseen analizar
- Disponer de una herramienta capaz de realizar análisis a nivel de portafolio y generar indicadores claves de desempeño
- Contar con información actualizada, para que la misma sea representativa de la realidad del proyecto
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¿Necesita ayuda para identificar los cambios en los Schedules?
¿Ha tenido usted un directivo o un cliente que desea un informe de todos los cambios realizados a un schedule del proyecto desde la última revisión? ¿Ha tenido usted que regresar en el tiempo y tratar de adivinar qué cambios sucedieron entre el último scheduling y el actual, para analizar entonces por qué está retrasado el proyecto u actividad? ¿Ha tenido que repasar el trabajo de scheduling de alguien para intentar determinar si se realizaron los cambios que usted solicitó? ¿Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es sí, usted necesita Claim Digger de Primavera, esta poderosa herramienta lo ayudará a ahorrar tiempo y dinero.
Claim Digger le permite generar un informe que compara áreas de informaciones seleccionadas en un proyecto revisado y su proyecto original. De los proyectos se pueden seleccionar hasta cinco comparaciones de project/baseline para incluirlo en un informe, y así para cada informe de comparación, especificar las áreas de información del proyecto de las actividades a comparar.
Entre las 50 pruebas de comparación que se pueden hacer de manera automática con Claim Digger se encuentran: Project General Data, Project Scheduling Options, Activity Costs, Activity Durations, Activity Expenses, Activity Percent Complete, Units Activity Code Assignments Added Activities Deleted Activities Added, Activity Expenses, Deleted Activity Expenses Added Activity, Notes Deleted, Steps Deleted, Activity Steps Added, Relationships Added Predecessor - Successor Relationships, Deleted Predecessor Relationships, Added Relationships, Deleted Successor Relationships Resource Assignments Added Resource Assignments Deleted Resource Assignments, WBS Added, Deleted WBS.
Otro de los benéficios de utilizar Claim Digger es que permite observar los cambios enviados por un subcontratista antes de cargarlos al master Schedule del proyecto. Además los dueños de los proyectos pueden analizar fácilmente los cambios en los schedules que acompañan los informes de avance o las certificaciones de pago sin que esto represente arduas horas de trabajo.
Claim Digger es un componente estándar en Primavera 5.0 y Primavera Contractor para el caso Primavera 5.0.
Si aun usted no está utilizando la extraordinaria herramienta Claim Digger incluida sin costo adicional en su Primavera Engineering and Construction o en Primavera Contractor, instálela hoy mismo y comience a ahorrar tiempo y dinero. En el caso de requerir asistencia para la instalación de Claim Digger no dude en utilizar nuestro servicio de soporte técnico incluido como parte de su mantenimiento anual.
Si desea recibir más información sobre Claim Digger, por favor contáctenos a través del correo electrónico grupoeniac@eniac.com .
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¡ALERTA MS Explorer 7.0!
Se les informa a los Usuarios de Primavera, especialmente Expedition, que a partir del 1 de noviembre, Microsoft liberó el Internet Explorer versión 7.0, como una actualización automática de alta prioridad, dicha versión podría causar errores durante el uso de la aplicación Expedition, es sumamente importante que no descargue esta actualización hasta que Primavera la certifique.
Si necesita mayor información o asistencia, favor comuníquese con nosotros a través del teléfono
787 -7934044 en Puerto Rico y 0212- 7095600 en Venezuela o contáctenos a través del correo electrónico: support.primavera@eniac-corp.com. |
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Proteja sus trabajos con los "backup"
Los “backup”, es la acción de copiar archivos o datos, de forma que estén disponibles en caso de que un problema (ya sea un hurto, un accidente, una falla del “hardware”, un problema de “software” o a un virus de computadora) produzca la pérdida de los archivos o datos originales. Se deben hacer respaldos regularmente a todos los documentos, trabajos importantes y trabajos que sean difíciles de reconstruir. Es importante hacer respaldos por lo menos una vez a la semana y guardarlos en diferentes lugares.
Las herramientas de control de proyectos de Primavera guardan la información en bases de datos, esto permite que las herramientas puedan ofrecer funcionalidades avanzadas pero al mismo tiempo puede complicar el proceso de toma de respaldo. Cuando se realizan los respaldos no basta con copiar el archivo de las bases de datos, esta simple tarea no siempre es suficiente, y su efectividad dependerá de como se realiza este proceso.
En el caso de las aplicaciones de Primavera se pueden tomar respaldos puntuales de un proyecto en particular a través de procedimientos manuales o tomas de respaldo global directamente de la base de datos. Lo más adecuado es utilizar los procedimientos de respaldo directo desde la bases de datos.
Para Primavera Expedition, los respaldos puntuales se toman a través de la opción del menú principal. Para hacer un respaldo a un proyecto en Expedition puede usarse el botón derecho sobre el proyecto a respaldar y seleccionar la opción “Single Project Backup”. En el caso de Primavera Engineering and Construction (E&C) y/o Primavera Contractor también se puede hacer un respaldo puntual de un proyecto a través del comando “export”. Es importante aclarar que los “export” es el respaldo de sólo un proyecto y NO incluyen la información “enterprise” del sistema como son la EPS, la OBS, la información de los usuarios y los permisos, etc. En todo caso, a través de los “export” sólo se respalda información del proyecto seleccionado.
Los métodos para hacer respaldos completos de las bases de datos son rápidos y sencillos, pero varía según la base de datos. Primavera E&C puede usar MSSQL, Oracle o MSDE y Primavera Expedition puede usar Sybase o Oracle. Para mayor información acerca de cómo hacer un respaldo completo de sus bases de datos puede consultar su manual de usuario o comunicarse con el grupo de soporte técnico del Grupo Eniac.
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Puerto Rico Training |
Hrs |
Nov |
Dec |
Jan |
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Primavera Engineering & Construction (P3e/c) |
24 |
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11-13 |
24-26 |
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Primavera Contract Manager (Expedition) |
24 |
16-18 |
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14 - 16 |
| Primavera Contractor |
16 |
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22 - 23 |
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* Este curso se ofrecerá en Mayagüez |
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Venezuela Training |
Hrs |
Nov |
Dec |
Jan |
Feb |
Planificación y Control de Proyectos con Primavera 5.0 - (Módulo Project Management) |
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13 - 15
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6 - 8
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Administración de Proyectos con Primavera Contractor |
16 |
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7 y 8
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Gestión del Portafolio de Proyectos con MyPrimavera |
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2 y 3
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1 |
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Análisis de Riesgo con PertMaster Project Risk |
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7 y 8
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Set your course for success |
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Del 3 al 6 de diciembre de 2006 Primavera llevará a cabo la 23ra conferencia anual de usuarios llamada este año From Vision to Reality en el Manchester Grand Hyatt de San Diego California. En este encuentro los participantes tendrán la oportunidad de hablar y compartir ideas con el equipo de Primavera y con un staff de gerentes de proyectos y profesionales de la materia.
Este año la conferencia ofrecerá nuevas secciones de entrenamiento y mejores prácticas para ayudar a convertir la visión del usuario en una realidad, y así obtener de una forma directa persona a persona el mejor entrenamiento.
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El perfil del proyecto estará enfocado especialmente a los clientes de Primavera y consistirá en dictar adiestramientos de cómo usar los programas aplicado a sus diferentes industrias.
De igual forma, el lunes 4 de diciembre los participantes tendrán la oportunidad de planear un encuentro directo para escuchar al orador invitado Mike Abrashoff, autor y comandante del barco naval USS Benfold.
Uno de los momentos claves de la conferencia será cuando se lleve a cabo un reconocimiento a los grandes logros de los mejores y más excelentes clientes de Primavera.
Invitamos a todos aquellos usuarios a inscribirse y participar compartiendo sus ideas, comentarios, nuevos proyectos, recursos de portafolio, herramientas de manejos etc, a través de la página web de Primavera: www.primavera.com/customer/conference/primaverawards.asp y así poder convertir su visión en realidad. |
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Herramientas de Control de Proyectos y Análisis de Riesgo, distribuidas y soportadas por el Grupo Eniac |
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El Grupo Eniac se especializa en la distribución de herramientas y sistemas de Tecnologías de Información; nuestra oferta de servicios va desde soluciones de aplicación general como Microsoft, hasta herramientas especializadas de control de proyectos o CAATT entre otros. El Grupo Eniac además de proveer las licencias de software, ofrece servicios de capacitación, servicios técnicos de implementación y soporte continuo.
Entre nuestros principales socios tecnológicos se encuentran: ACL Services, Help Systems, Lawson Software, Microsoft, Paisley Consulting, Pertmaster, Primavera Systems, Sterling Commerce, Trillium Software y Vision Solution.
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Si desea recibir mayor información sobre los temas de este boletín, por favor contacte a grupoeniac@eniac.com |
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