De las muestras al Universo:

Uno de los grandes retos que actualmente enfrentan los auditores es poder pasar del analisis de muestras de datos al análisis del universo completo de las transacciones envueltas en el proceso auditado. Incluso para algunas vertientes críticas de su trabajo, como por ejemplo descubrir violaciones de control, trabajar con el universo de los datos es indispensable. Trabajar con muestras es una excelente herramienta para el análisis de procesos, de calidad, confiabilidad, etc. pero no es suficiente para otros deberes del auditor. El muestreo significa incorporar un nuevo riesgo que, aunque cuantificable, es inaceptable para los niveles de control exigidos hoy en día.

Por otro lado, aún cuando la expansión del uso de la tecnología de información ha aumentando significativamente la velocidad y la cantidad de información disponible, la evolución de las técnicas y herramientas CAATT permiten realizar sofisticados y oportunos análisis para cumplir con la misión del auditor.

Entre los retos que se enfrentan al trabajar con el universo completo de las transacciones se encuentran:

• Grandes Volúmenes de Información: Es muy probable que la cantidad de transacciones que se tenga que analizar sea realmente muy grande. Esto exige herramientas que no tengan límites o restricciones en la cantidad de datos a procesar, que corran o no en los diferentes equipos donde residen los datos y que tengan un alto desempeño al momento del proceso.
  


• Acceso a la Fuente: Para tener garantía de que se está analizando el universo completo de las transacciones, es necesario tener acceso directo a la fuente original de los datos. El acceso directo también asegura al auditor de que no recibe datos transformados o manipulados.
  


• Cruce de Información: En algunos casos, para poder interpretar adecuadamente las transacciones y poder identificar las violaciones es necesario cruzar información de diferentes fuentes que multiplican el requerimiento de alto desempeño en el proceso de análisis.
  
  
• Pruebas Continuas: Para lograr una mayor efectividad, es recomendable analizar las transacciones frecuentemente para aproximar el momento del análisis al momento de la ocurrencia del evento detectado y así desencadenar acciones preventivas y correctivas. La tecnología CAATT permite automatizar las pruebas y ejecutarlas de manera segura y controlada.
  
  
• Estratificaciones, Patrones y Tendencias: Estratificaciones, Patrones y Tendencias: El análisis del total de las transacciones a través de diversas segmentaciones y clasificaciones de entidades como clientes, proveedores y empleados de acuerdo a diversos criterios, permite descubrir violaciones sistemáticas de un control y su evolución. Podremos así encontrar no sólo debilidades actuales sino las que pueden aparecer o desarrollarse en el futuro.
  

Con el uso de la herramienta CAATT de análisis de datos ACL, en su modalidad stand alone o en sus versiones Cliente/Servidor, se puede lograr la capacidad de analizar el universo completo de los datos sin importar cuál sea el volumen de transacciones, la frecuencia de tiempo que se establezca para las pruebas y en dónde residan esos datos.

Si desea recibir mayor información sobre este tema por favor contacte a grupoeniac@eniac.com

La Planificación Anual y el Análisis de Riesgo

Debido al incremento de la demanda de trabajo de las áreas de Auditoría Interna y las limitaciones para incorporar personal, se requiere aumentar la productividad y poder seleccionar de manera más eficiente los proyectos de auditoría. Por lo tanto, cada vez se hace más necesario el análisis de riesgos durante la preparación de los planes anuales de auditoría. A través del análisis de riesgos es posible identificar las áreas y procesos que potencialmente pueden representar mayor pérdida para la organización.

El análisis de riesgos en las organizaciones puede hacerse desde dos perspectivas, una perspectiva organizacional, en la cual las organizaciones establecen procesos de identificación de factores de riesgo globales a través de todas las áreas y procesos. El objetivo que se persigue con este tipo de análisis no es el establecimiento de una planificación anual de la oficina de auditoría interna, lo que se está persiguiendo son mecanismos para el establecimiento de posibles controles internos y la creación de planes estratégicos generales.

Esta función puede estar o no delegada a la oficina de auditoría interna. En este sentido, existen organizaciones con procesos maduros de manejo de riesgos en donde existen divisiones encargadas específicamente de identificar y manejar el riesgo, como ejemplo es común encontrar este tipo de gerencias en el sector financiero. Normalmente este tipo de análisis de riesgos es responsabilidad de la gerencia de riesgo y no de las oficinas de Auditoría Interna.

Por otro lado, las oficinas de Auditoría Interna utilizan el análisis de riesgos como herramienta para determinar cuáles áreas o procesos deben ser auditados y por lo tanto incluidos en la planificación anual de las auditorías. Ambas visiones del manejo del riesgo responden a necesidades diferentes.

Desde el punto de vista de la Oficina de Auditoría Interna, un análisis de riesgos para el establecimiento de la planificación anual puede incorporar indicadores como los siguientes:

• Nivel de riesgo asignado al área por la gerencia
• Cantidad de meses o ciclos de auditoría sin auditar un area en particular
• Niveles de rotación de personal en el área
• Incremento en el número de personas en el área
• Aumento en el número de transacciones
• Número de hallazgos encontrados en la última auditoría
• Identificación de violaciones de controles internos en el área
• Identificación de ocurrencia de fraude en el área
• Nivel de liquidez de los activos administrados por el área

Con la introducción del análisis de riesgo en el proceso de la planificación anual, se incorporan elementos completamente objetivos, aunque es importante mencionar que un plan anual de auditoría también debe estar compuesto por las auditorías recurrentes y por solicitudes especiales de la gerencia.

Herramientas de gestión y automatización del proceso de auditoría como AutoAudit for Windows incorporan los mecanismos necesarios para introducir el Análisis de Riesgos como parte del proceso de planificación anual.

Si desea recibir mayor información sobre este tema por favor contacte a grupoeniac@eniac.com

Tecnitips: Los "Print Image Report"

Idealmente siempre tratamos de lograr el acceso a la fuente de información a través de las conexiones directas a las bases de datos. Sin duda éste es el mecanismo ideal para el acceso a la información, pero al mismo tiempo esto puede significar un proceso de lucha interna por los accesos. Ante esto, surge la pregunta: ¿cómo buscar fuentes de información alternas mientras se logran los accesos requeridos y se cumple con el proceso de familiarización con la estructura de las bases de datos?

Una de las formas más fáciles y rápidas para resolver este problema es a través de la utilización de los reportes existentes. Aunque sabemos que estos reportes pueden no contener todo el universo de datos, son una fuente muy importante de información disponible que podemos utilizar muy fácil y rápido.

El mayor reto que enfrentamos con los reportes impresos (o impresos como archivos) es cómo convertir la información estática presente de los reportes en información manipulable a través de la cual podamos realizar diferentes pruebas.

A través de la definición de los reportes durante el proceso de importación de datos dentro de ACL, podemos obtener la información contenida en los reportes y convertirla en un formato de tabla entendible por ACL. De esta manera, es posible construir las pruebas que se requieran incluyendo la posibilidad de realizar cruces de información.

La definición de la estructura de los reportes durante el proceso de importación es una actividad sencilla y poderosa que permite obtener la información aún cuando los reportes tengan encabezados y píes de página en cada una de las páginas o los registros de información estén compuestos por más de una línea.

Como parte de los beneficios del servicio de Soporte, Mantenimiento y Actualización, el Grupo Eniac estará ofreciendo el taller práctico: Definición e importación de "Print Image Report" dentro de los proyectos de ACL.

Este taller de dos horas, iniciándose a las 9:00 am, se estará presentando en nuestras oficinas en las siguientes fechas

The Eniac Corporation San Juan, Puerto Rico - Martes 25 de Abril
Para más información contactar a: acl@eniac.com

Eniac, C.A. - Caracas Venezuela – Viernes 11 de Mayo
Para más información contactar a: acl@eniac-corp.com

XopanTech S.A. de C.V. - Ciudad de México, México - Miércoles 16 de Mayo
Para más información contactar a: acl@xopan.com

Los espacios son limitados y al ser parte de los Servicios de Soporte, Mantenimiento y Actualización, este taller no tiene costo. Para mayor información sobre cómo inscribirse, por favor comuníquese con nosotros a través de las direcciones de correo electrónico indicadas.

Si tiene dudas adicionales sobre este importante tema no dude en comunicarse con el personal de soporte técnico del Grupo Eniac a través del Email: grupoeniac@eniac.com

Eventos / Seminarios:

Actividad Gremial / Exposiciones

Cursos de Adiestramientos Grupo Eniac

Links de Interés

El Grupo Eniac se especializa en la distribución de herramientas y sistemas de Tecnologías de Información; nuestra oferta de servicios va desde soluciones de aplicación general como Microsoft, hasta herramientas especializadas de control de proyectos o CAATT entre otros. El Grupo Eniac además de proveer las licencias de software, ofrece servicios de capacitación, servicios técnicos de implementación y soporte continuo.

Entre nuestros principales socios tecnológicos se encuentran: ACL Services, Help Systems, Lawson Software, Microsoft, Paisley Consulting, Pertmaster, Primavera Systems, Sterling Commerce, Trillium Software y Vision Solution.